23/10/2017
10 ideas clave en la organización de eventos para profesionales del turismo: guía completa
¿Cuántos eventos, reuniones, presentaciones, almuerzos de trabajo, congresos y convenciones, entre otros, se organizan en tu hotel o establecimiento hostelero? ¿Qué criterios se siguen para realizarlos?
Estamos convencidos que, a lo largo de tus muchos años de experiencia, has podido comprobar que cada evento es único. Afrontar estos actos, comprender qué requieren los clientes para los que organizamos dichos eventos, utilizar todas las técnicas y recursos que tenemos a nuestro alcance y, sobre todo, obtener un retorno por el trabajo realizado (bien económico o bien de difusión de nuestra imagen y marca) es el principio fundamental de los profesionales de la hostelería y de todo sector en su quehacer diario.
En esta actividad, la ilusión y el propósito de lograr que el cliente y sus invitados sientan su evento como algo "exclusivo", y les proporcione "experiencias únicas", son la motivación esencial para los profesionales del turismo.
En esta tarea, el Protocolo es una forma de comunicación personalizada que utiliza, en cada caso, las herramientas más adecuadas para lograr los objetivos marcados por el anfitrión en los eventos corporativos o deportivos, congresos, convenciones u otros tipos de eventos que deseemos ofrecer a nuestra cartera de clientes.
¿Qué debemos plantearnos a la hora de organizar un evento?)
Existen cuatro premisas básicas que deben ser el punto de partida de cualquier organizador de eventos:
¿Qué fases existen en la organización de un acto?
Organizar un evento resulta, en muchas ocasiones, más complejo de lo que inicialmente habíamos pensado dado que intervienen muchos factores. Por eso resulta fundamental saber en qué etapa del proceso nos encontramos y cuál es el camino que todavía nos queda por andar. El esquema que sigue a continuación permite aportar una visión global de estas fases a quienes se dedican a la organización de eventos en hoteles, restaurantes o cualquier tipo de complejo turístico, así como a particulares que utilizan los servicios de estos establecimientos turísticos como alquiler del espacio para celebrar el evento:
¿Qué estructura de organización sigo para mi evento?
Protocolo es marketing y comunicación, orden y organización... Por lo tanto, si tomamos estas cuestiones y las tenemos siempre presentes en el desarrollo de nuestro trabajo como responsables o coordinadores de eventos, el éxito está asegurado para el día del evento porque tendremos controlados incluso los "imprevistos".
La estructura básica consta de las siguientes diez cuestiones:
1. Escucha activa para comprender los deseos y necesidades del cliente o de nuestros directivos.
Esto es fundamental tanto si se trata de un evento externo en el que actuamos como proveedores de servicios, como si es un acto propio de nuestra empresa u organización. La escucha activa debe ser la misma cuando un cliente quiere celebrar su boda en nuestro establecimiento, cuando llevamos a cabo la inauguración de un nuevo hotel de nuestra compañía, cuando nos solicitan un almuerzo en un salón privado para cinco directivos que tienen como objetivo hacer una presentación de sus nuevos productos, o cuando se presenta la estrategia comercial y publicitaria de una agencia de viajes.
2. Planteamiento y objetivos.
Es necesario determinar qué tipo de evento queremos organizar, cuáles son los objetivos que queremos transmitir y a qué público nos vamos a dirigir. Sobre nuestro evento nos tenemos que preguntar: ¿es institucional, empresarial, privado o familiar? ¿Quiero comunicar eficiencia en la gestión, valores, imagen de éxito o servicio personalizado, entre otros? ¿Nuestro target está compuesto por cargos de la Administración, empresarios de un sector concreto, posibles inversores internacionales, una pareja que celebra sus bodas de oro?
3. Coordinación de la estrategia a seguir con otros departamentos implicados.
Tanto en Comunicación, Marketing como en Relaciones Públicas, entre otras disciplinas, las tareas de cada una de estas áreas son distintas, la filosofía deberá tener un eje común sobre el que vertebrarse... Nos jugamos mucho: de esta coordinación y comunicación de la información entre todos ellos dependerá el éxito del evento.
4. Contacto con instituciones, organismos oficiales o privados, grupos empresariales o sectoriales.
¿Quiénes queremos que presten su apoyo a nuestro evento? ¿Quiénes van a estar presentes en el acto que acoge nuestro establecimiento y, por lo tanto, qué garantías de seguridad o de servicios he de tener presentes para transmitir imagen de calidad y atención personalizada?
5. Nos ponemos en marcha ¿cuáles son las tareas a realizar?
Es fundamental establecer un programa o preparar un check-list con todas las tareas a desarrollar para la producción del evento en las tres fases de la organización y así poder ofrecer una mejor experiencia a nuestro cliente.
El listado de tareas para realizar un evento es una de las cuestiones más amplias a abordar y varía en función al tipo de evento y la organización que lo promueva.
Podemos establecer algunos puntos comunes en todos ellos: diseño de la imagen del evento, preparación del listado de invitados, diseño, elaboración y envío de invitaciones, confirmaciones de asistencia, presupuestos y fuentes de financiación, reserva y contratación del espacio y de todos los servicios in situ, selección del equipo de trabajo, tanto interno como proveedores y personal de apoyo, gestiones burocráticas como licencias, permisos y seguros, documentación y plan de comunicación y seguridad, entre otros.
6. Tiempos y personal.
¿Quiénes van a intervenir en todas las tareas que hemos establecido y de cuánto tiempo disponemos para cada una? Esta es una de las cuestiones más complejas porque la gestión de un evento es un "puzzle" en el que es necesario que encajen todas las piezas. En cada tarea, ¿quiénes participan en su planificación y su ejecución en los plazos marcados?
Su incumplimiento produce un "daño colateral" a otros departamentos o actores implicados. Por lo tanto, la inversión de tiempo que hagamos en planificar y coordinar estas cuestiones agilizarán el trabajo posterior y transmitirán claramente a todos los implicados cuál es su participación y en qué momentos de todas y cada una de las fases.
7. Programa.
En toda gestión de evento, como por ejemplo en la organización de bodas, o cuando de organizadoras de congresos se trata, siempre ha de vertebrarse en torno a estas premisas: recibimiento de los invitados, ordenación de asistentes, explicación de los objetivos de acto y visita si procede, ejecución del hecho que lo motiva (primera piedra, inauguración, entrega de premios...), discurso del anfitrión e invitado de honor, encuentro entre anfitrión e invitados (almuerzo, cena, cóctel...) y, por último, despedida.
8. Comunicación.
Es esencial para el éxito del evento construir un plan de comunicación adecuado y personalizado al mismo.
En él se establecerá la promoción, los medios de comunicación a quienes se difundirá la información para que lo cubran, la difusión que vamos a realizar en las distintas redes sociales o únicamente en aquellas más adecuadas a nuestro sector, la invitación a los influencers más punteros para que incluyan nuestro evento en sus próximos contenidos o la creación de una newsletter específica para el evento, entre otros.
9. Por fin ha llegado el gran día.
Para que el evento resulte una "coreografía" o una "representación teatral" perfecta, es fundamental que todo esté coordinado, que todos los protagonistas conozcan su "papel" y que la interacción entre ellos se realice de forma natural y fluida.
Para lograr esto, resultan esenciales dos cuestiones: la comunicación al anfitrión de todo lo que va a suceder para que pueda manejar el desarrollo del evento y la realización de un ensayo previo que sirva para limar las posibles incidencias que se hayan detectado.
10. Análisis de la gestión-desarrollo del evento, así como del resultado-retorno obtenido.
Sin análisis es imposible la mejora, y sin mejora no llegan el mantenimiento, crecimiento o expansión al que toda organización turística aspira. El líder del equipo debe sentarse con los participantes (cliente, personal interno-eventual y proveedores) para estudiar y reflexionar cuáles han sido los puntos fuertes del trabajo y cuáles son necesarios modificar o eliminar en próximas actividades.
Después de todo esto, nos gustaría plantearte dos preguntas que ayuden a desarrollar tu negocio:
"¿Qué es para ti el Protocolo?"
"¿Consideras que el Protocolo puede contribuir a que las estrategias y resultados de los profesionales del turismo tengan más consistencia?"
En base a tus respuestas, podrás empezar a desarrollar el plan de acción que más se ajuste a tus objetivos. Estamos seguros de que lo conseguirás.
