21/11/2018

Guía completa: cómo organizar un evento con éxito - ideas, fases y recomendaciones

La organización de eventos ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años. De hecho, a día de hoy, no basta con tener controlado el diseño, la planificación y realización del acto, la reserva del espacio, etc. Esto ya no es suficiente para tener éxito.  

A continuación vamos a ir viendo las pautas generales imprescindibles para conseguir los objetivos que busca nuestro público objetivo, aquel que nos contrata para organizar su evento. Además de dar algunos consejos de cosas que tienes que hacer para realizar tu actividad correctamente.

Fases y acciones para realizar un evento

A continuación vamos a desglosar todas las fases, acciones y características propias de la organización de eventos, como la idea creativa, la fecha y lugar de la celebración, el presupuesto que podemos destinar, saber enfocar nuestro evento a nuestro público objetivo, el programa que se pautará en el evento, toda la gestión con proveedores, etc. 

Antes de todo esto, tenemos que plantear tres fases para la organización de eventos, que nos ayudarán a tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que abarca esta acción: 

-Fase de preproducción (antes del evento): Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos como la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio. 

-Fase de producción o desarrollo del evento: Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y que esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento. 

-Fase de postproducción: Al terminar el evento, esta fase incluye el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos (marcados y conseguidos), valorando del evento por parte de los usuarios que han asistido.

A continuación veamos más detalladamente cada una de las acciones.

Acciones de la fase de preproducción o fase de antes del evento

Antes de nada debemos tener claro que la creatividad es uno de los elementos que más se demanda en todo tipo de eventos. A la hora de contratar un organizador de eventos, un punto clave será el nivel de creatividad del mismo y el uso que haga de las nuevas tecnologías. 

1) Creación del briefing del evento

El briefing de la organización es una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento, dándole una idea clave de lo que realmente espera el cliente al contratarte. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera. 

Hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos que se pueden llevar a cabo, como festivales, congresos, exposiciones, actos corporativos, etc. 

2) Marcar los objetivos

Para alcanzar un objetivo con éxito es imprescindible estar alineado con la empresa o persona que nos ha contratado para la realización del evento. Es muy importante saber qué objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los invitados. 

¿Qué puede querer conseguir una empresa organizando por ejemplo un cóctel de Navidad con sus clientes o potenciales clientes? Afianzar amistades y crear más vínculos con las personas, hablar de temas de negocios, proyectos... en un ambiente más distendido, agradecer su confianza, hacer nuevos contactos, estar en la agenda social para que sea hable de la empresa en los medios...

3) Invitados

Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma. 

Fuera de la gran variedad de diseños y formatos existentes para invitaciones, todas ellas tienen las siguientes pautas o información en común: 

o Logotipo de la institución o empresa que convoca al evento

o Quién invita: Ya sea el nombre del anfitrión, la entidad o autoridad

o A quién se invita si se opta por una invitación personalizada

o El lugar del acontecimiento

o La fecha y hora del acontecimiento

o Especificar si se requiere confirmación de asistencia. Si se requiere, se pondrán los datos de contacto y la fecha mínima de inscripción al evento.

Además, como información adicional se suele añadir un mapa con indicaciones de cómo llegar lugar, así como un timing de cómo transcurrirá el evento organizado. 

En cuanto a la confirmación es recomendable pedir este requisito para poder hacer una estimación del número de asistentes con antelación al acto. Esto nos ayudará para organizar la seguridad, las acreditaciones, determinar el aforo, merchandising, etc.

4) Elegir el lugar y la fecha del evento

Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados. 

Como recomendación diremos que los mejores días para una asistencia alta son los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como pueden ser festivos, o días que coincidan, por ejemplo, con algún partido de fútbol o concierto relevante. 

También habrá que analizar los pros y los contras del espacio escogido, como el parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, la capacidad de almacenamiento, etc. 

5) Presupuesto

La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.

Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitarás para tu acción y que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, además del montaje y desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc. 

No te olvides tampoco de buscar patrocinadores de la misma índole del sector para el cual organizas el evento.

6) Promoción del evento

Ya están todos los pasos generales para la preproducción, ahora hay que conseguir que nuestro público objetivo se entere del evento que estás organizando. 

Convoca a medios de comunicación, visita a patrocinadores, prepara una landing específica para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram. 

Otro consejo es que vayas a la vez mandado algún que otro recordatorio a los asistentes que han confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento. 

Acciones de la fase de producción o desarrollo del evento

7) Planificación y ejecución del evento

Todas las actividades que has planificado se hacen realidad. Antes del día del evento, te recomendamos que hagas un ensayo general para asegurar que todo sale como habías planeado. También es recomendable tener una reunión con todos los participantes en la organización del mismo para revisar toda la coordinación.

Acciones de la fase postproducción o después del evento 

8) Feedback o evaluación de resultados y agradecimiento

Una vez ha concluido el evento, hay que evaluar si el cliente ha obtenido el retorno de inversión esperado o ROI. 

Además, te recomendamos que envíes a tus asistentes una encuesta de opiniones para saber cómo les ha resultado la celebración y si se ha conseguido el objetivo del mismo. 

Puedes aprovechar la ocasión para dar las gracias a los asistentes y a todas aquellas personas que hicieron posible el evento. De hecho, este punto es una buena forma para incluir nuestras redes sociales o página web para que puedan seguir en contacto con nosotros. 

9) Reporting y sugerencias

Haz un reporte y seguimiento en redes sociales y medios de comunicación para saber el alcance que ha tenido tu evento, cuántas noticias y post se han publicado, las interacciones y comentarios, el alcance que han tenido (toda red social ofrece estadísticas de todos estos parámetros), etc. 

Una vez has recopilada toda esta información, podrás entregarle a tu cliente una evaluación del evento y análisis de los resultados obtenidos.

A nivel interno, puedes conservar una versión de informe destacando en rojo lo que no ha salido como esperabas y en verde lo que ha salido bien o mejor de lo que habías planificado. Esto te servirá para la organización del siguiente evento de las mismas características. 

Piensa además, que si el resultado es positivo, te puede servir como carta de recomendación para futuros proyectos.