09/11/2022
Eventos sostenibles: ejemplos y todo lo que necesitas saber
En una sociedad cada vez más consciente de la necesidad de preservar nuestros recursos y del impacto que nuestras acciones tienen sobre el medioambiente, las empresas están apostando cada vez más por políticas de sostenibilidad, que forman parte fundamental de sus estrategias de comunicación y de Responsabilidad Social Corporativa (RSC).
Los eventos sostenibles son sin duda una herramienta de comunicación muy potente: lanzamientos de productos, eventos de imagen, eventos para fidelizar tanto al cliente interno como al externo… Estos actos se convierten en un punto de contacto importantísimo en el que las empresas tienen una gran oportunidad para demostrar su compromiso real con el medio ambiente.
¿Qué es un evento sostenible?
El Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente define un evento sostenible como “aquél que se diseña, organiza e implementa de forma que minimice los impactos ambientales negativos y deje un legado positivo para la comunidad que lo alberga.”
De esta definición, podemos resaltar tres compromisos:
- Minimizar el impacto (eliminarlo del todo sería imposible, porque el propio evento en sí ya genera un impacto).
- No se trata de aplicar acciones de carácter puntual, sino de incluirlas y considerarlas durante todo el proceso de desarrollo del evento.
- Nuestro evento tiene que dejar un legado positivo en la comunidad.
¿Cómo minimizar el impacto que nuestro evento deja en la naturaleza?
Como indica su definición, tenemos que establecer objetivos, acciones y medidas de evaluación que nos permitan reducir al máximo el impacto ambiental. Estas medidas y acciones deben trabajarse desde el momento en el que comenzamos a planificar nuestro evento.
Para ello, debemos trazar un Plan de Sostenibilidad en el que recogeremos tanto datos y características del evento, como los aspectos ambientales e indicadores de seguimiento de las acciones que vamos a implementar, que nos permitirán a posteriori obtener una valoración post evento de las medidas aplicadas y los resultados obtenidos.
¿Qué medidas podemos implementar para hacer nuestro evento más sostenible?
Veamos algunas de las medidas que puedes aplicar para conseguir que tu evento sea lo más sostenible posible:
Opta por la utilización de Apps que te permitan llevar un registro digital de asistentes, reducir las acreditaciones y otros materiales impresos como los programas o dossiers informativos.
Gracias a estas aplicaciones podemos mantener informados a los asistentes, interactuar con ellos antes, durante y después del evento, enviar el programa, controlar el acceso, realizar encuestas y recoger el feedback de los invitados, entre otras cosas.
Reduce al máximo el material impreso. Imprime sólo lo necesario y procura sustituir el material impreso por formatos digitales.
Ten en cuenta el número de hojas de los folletos, los colores de impresión y si es papel reciclado o no. Todo suma a la hora de impactar en el medioambiente.
Selecciona correctamente el material de decoración, escoge piezas que puedan ser fácilmente reutilizadas para otros eventos y que sean reciclables.
Reduce al máximo la cartelería impresa específica para un evento y contempla el uso de materiales genéricos (que no lleven la fecha impresa)
Opta por la utilización de pantallas LED como señalética y comunicación.
Reduce al máximo el transporte de materiales, aprovecha todos los recursos que te ofrece la sede en la que vas a alojar tu evento, recuerda que cuanto más movimiento de transporte de material, mayor huella de carbono generará tu evento.
Escoge sedes bien comunicadas a través de la red de transporte público. Facilita que los asistentes a tu evento puedan llegar por transporte público y si eso no es posible, ofrece transportes colectivos para movilizar a los asistentes.
Opta por medios de transporte de bajo impacto ambiental.
Reduce la contaminación acústica y lumínica, si es posible escoge espacios con iluminación natural, pero si no, opta por la utilización de iluminación LED, que aumenta la eficiencia energética y reduce la huella de carbono.
En espacios abiertos elimina la iluminación que enfoque al cielo como cañones láser.
Asegúrate que los espacios que has escogido para tu evento tengan una buena insonorización.
Si has escogido una ubicación al aire libre, sé respetuoso con los límites de decibelios establecidos por las normativas municipales, reduce al máximo la “invasión” del espacio.
Climatiza adecuadamente los espacios. Escoge espacios saludables para organizar tu evento, que garanticen la calidad del aire, la correcta climatización y el confort de los asistentes y el equipo.
Reduce el desperdicio alimentario. ¿Sabes cuánta comida de la que se ofrece en los eventos no se consume y acaba en la basura? Solo en España, se tiran anualmente a la basura 7,7 millones de toneladas de comida en buenas condiciones y el sector de eventos contribuye en gran parte a esta cifra, se calcula que un 30% de los alimentos preparados en los eventos no llega a utilizarse.
La ley contra el desperdicio alimentario, que entrará en vigor en 2023, tiene como objetivo evitar el desperdicio alimentario en España, y está especialmente centrada en el canal HORECA (hoteles, restaurantes y caterings) y en las cadenas de distribución.
La obligación a los operadores HORECA de facilitar una bolsa, una caja o un tupper para que el consumidor pueda llevarse la comida si no la termina y no vaya a la basura, o la donación a los bancos de alimentos, son algunas de las medidas contempladas en esta ley.
Un buen ejemplo de la recolocación de alimentos que no han sido consumido en eventos es la labor de Nutrició Sense Fronteres, una ONG que lleva desde 2012 recogiendo excedentes de comida de 49 entidades colaboradoras y distribuyéndolos en 29 entidades sociales de Barcelona y su área metropolitana.
Fuente: Nutrició Sense Fronteres
Recuerda llevar un control exhaustivo de la confirmación de asistentes a tu evento para calcular lo mejor posible la contratación de catering y no olvides colaborar con oenegés que recuperan los alimentos no consumidos.
Selecciona productos de Km0 en el catering. Procura que las materias primas de los servicios de catering sean de cercanía y aprovecha la riqueza de los productos de la tierra, darás un plus de valor a tus invitados y la huella de carbono se reducirá.
Opta por productos bio y reduce la carne en los menús, ya que genera un mayor impacto ambiental.
Fomenta la economía local. Escoge proveedores locales, procura que tu evento tenga un impacto positivo en la economía de tu comunidad. Además de reducir costes, reducirás impacto en desplazamiento de materiales y personal.
Planifica la elección de regalos. Escoge merchandising sostenible, reutilizable, fácilmente reciclable. Aprovecha la ocasión para colaborar con empresas de comercio justo.
Plantéate la posibilidad de eliminar el material de regalo y hacer una donación del importe o da un paso más y haz partícipes de esta iniciativa a los asistentes.
Reduce la utilización de plásticos, garantiza la separación y reciclaje de residuos. Opta por cristal o aluminio, ten en cuenta los contenedores para separación de residuos y recuerda a tus proveedores la importancia del reciclado de los desperdicios.
Trabaja con proveedores alineados con tu política de sostenibilidad. La sostenibilidad en un evento es un trabajo en equipo en el que deben participar todas las partes implicadas.
Verifica que tus proveedores apliquen medidas respetuosas con el medio ambiente en todo el proceso de servicio/producción.
Calcula y compensa la huella de carbono de tu evento. Los eventos, como todas las actividades, generan impactos ambientales. La huella de carbono es la forma más habitual de medir el impacto que estas actividades tienen en el medioambiente. En la planificación de un evento, lo más importante es conocer cuáles son esos factores para poder evitarlos
Los indicadores que nos permitirán valorar la huella de carbono que genera nuestro evento son:
- Kg papel reciclado utilizado
- kW consumidos en electricidad
- Litros de agua consumida
- Kg residuos recogidos por fracciones (papel, plástica, vidrio, orgánica, resto)
- % utilización del transporte público
- % vehículos eléctricos de la organización
- Km desplazamientos en avión, etc.
- Tipo de comida que hemos incluido en los servicios de catering
Todos estos datos permitirán calcular la huella de carbono del evento que nos dará un valor que posteriormente podremos corresponder.
Compensar es la acción de equilibrar las emisiones de una organización invirtiendo en proyectos ambientales que reduzcan las emisiones. Puedes contar con consultoras especializadas que te asesorarán sobre la compra en el mercado de créditos de compensación.
Contrata personal de empresas de integración social. Respeta la igualdad de oportunidades y cuenta con proveedores con empresas que trabajan con personas en riesgo de exclusión social.
Asegura que el equipo está formado en materia de PRL, forma a tu equipo en sostenibilidad. Garantiza las medidas de protección de la salud laboral y evita accidentes.
Garantiza la accesibilidad del evento. La accesibilidad al evento es fundamental para conseguir que todos los asistentes disfruten de la experiencia.
Recuerda verificar los siguientes puntos:
- Rampas y puertas con las medidas adecuadas que permitan el acceso con silla de ruedas
- Ascensores en caso de tener que acceder a diferentes plantas
- Bucle magnético que permite a los usuarios de audífono mejorar la señal sonora
- Posibilidad de traducción de los contenidos en lengua de signos, o subtítulos
- Si vas a utilizar una web que ésta sea accesible y siga las recomendaciones de la Web Accessibility Iniciative
Certifica tu evento, como evento sostenible. Tanto para proveedores relacionados con eventos como para los propios eventos, existen certificaciones que aseguran el cumplimiento de ciertos estándares de sostenibilidad.
Certificados para eventos sostenibles
Existen muchas normas, certificados y sellos, pero podemos destacar como los más importantes los siguientes:
La ISO 20121 es el estándar internacional de certificación de la gestión de eventos sostenibles, creado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y la norma más importante dentro de los eventos sostenibles. Pretende ayudar a las organizaciones a realizar eventos sostenibles dentro de un marco de referencia mundial, respondiendo a los criterios de sostenibilidad medioambiental, social y económica.
La certificación EIC Sustainable Event Standards, que ofrece a las organizaciones y profesionales del sector el apoyo necesario para implementar la máxima sostenibilidad en todas las etapas del evento y las métricas para evaluar su consecución.
Los Estándares de EIC son el resultado de un proceso de colaboración global con la participación de expertos en la materia de todos los sectores.
Y por supuesto, comunica, informa a los asistentes a tu evento de todas las acciones que has llevado a cabo para que el evento al que asisten sea lo más sostenible posible.
Aprovecha la ocasión para crear engagement. Haz partícipes a tus invitados y crea un compromiso con ellos.
Recuerda que la sostenibilidad es un trabajo en equipo, en el que tanto organizador, proveedores como asistentes deben estar involucrados.
¿Te animas a hacer tu evento más sostenible? El planeta te lo agradecerá.
Escrito por: Valeria Knop Muszynski
Responsable de unidad de negocio Meeting Place en Grupo Gmp y tutora especista en Protocolo y organización de eventos en CESAE Business & Tourism School
