15/09/2020

Descubre el papel fundamental de un organizador de eventos en la planificación y ejecución de tus celebraciones

Sin duda el 2020 fue el año que nunca hubiéramos imaginado. El impacto de esta nueva realidad revolucionó y modificó no sólo la manera de relacionarnos sino, por supuesto, la manera de organizar eventos.

Son muchos los soft skills y hard skills que un buen organizador de eventos debe poseer, hoy más que nunca se pone de manifiesto la necesidad de contar con auténticos profesionales especialistas que garanticen el éxito del evento gracias a una formación multidisciplinar sólida y a una especial destreza a la hora de poner en práctica las llamadas habilidades blandas.

¿Qué funciones desarrolla un organizador de eventos?

Un organizador de eventos es un profesional que domina distintos campos y su labor comienza con el diseño del evento, llegando hasta el análisis y valoración de los resultados, una vez que ha acabado.

Para entender mejor cuáles son las funciones de un organizador de eventos o Event Planner, conozcamos las distintas fases por las que pasa la organización de un evento y las actividades que desempeña en cada una de ellas:

Fase de Diseño

En esta fase se perfila y define el evento. Es una etapa de recopilación de información y clarificación de objetivos y los pasos a seguir en esta etapa son los siguientes:

• Analizar al cliente. El organizador de eventos debe conocer a la perfección la empresa anfitriona, cuál es su misión, su visión, qué valores transmite, cómo es su equipo, cuál es su historia y hacia dónde se dirige, en definitiva, la cultura empresarial y el espíritu de la marca.
• Identificar a aquellos a quienes se quiere deleitar con el evento. Tan importante es conocer a la empresa anfitriona (cliente) como al público objetivo. Trazar correctamente el perfil del invitado, será fundamental para el diseño.
• Definir los objetivos: ¿Qué es lo que se quiere conseguir con el evento? Tener un objetivo claro permitirá centrar esfuerzos y no desviar recursos, en la fase final del evento se analizarán los resultados en función de estos objetivos.
• Definir el presupuesto global del evento.

Fase de planificación

En la fase de planificación de evento se concretan las líneas de trabajo, se comienza a materializar el evento, se toman decisiones y se reparten las funciones:

• Decidir la fecha, teniendo en cuenta los eventos que pudieran coincidir, interferir o dificultar los desplazamientos (partidos de fútbol, congresos del sector, manifestaciones…)
• Seleccionar la modalidad de evento. ¿Será presencial, híbrido, online? Se toman en cuenta múltiples opciones ante posibles cambios y eventualidades.
• Realizar las visitas de inspección y se escoge la sede, teniendo en cuenta: el propio diseño del evento, accesibilidad, sostenibilidad, tecnología… Si el evento es online o híbrido, se determina la tecnología y las aplicaciones que se utilizarán.
• Establecer el número de asistentes y clasificarlos (VIPs, ponentes, patrocinadores…)
• Seleccionar los proveedores y colaboradores: se trazan las líneas de actuación para cada uno de ellos, se realizan las contrataciones (se negocian contratos, cláusulas de cancelación, penalizaciones, comisiones, pagos…)
• Solicitar las licencias y tramitar las autorizaciones que pudieran ser necesarias para el desarrollo del evento.
• Elaborar el cronograma, un calendario de trabajo en el que se fijan los tiempos para ejecutar cada una de las tareas necesarias para llevar a buen término el evento, gracias a esta planificación controlamos si se cumplen, o no, los plazos establecidos.
• Preparar la escaleta del evento, un guion que establece el orden de los contenidos, videos, ponencias, etc. Cumple la función de guiar a los técnicos que operan el evento.
• Diseñar el programa del evento que se entregará a los asistentes y que contiene una descripción general de lo que sucederá ese día, los contenidos, los ponentes que asisten, duración y horarios.
• Elaborar el Plan de Marketing y Comunicación, según el tipo de evento, se podrá realizar campañas a través de Redes Sociales, campañas SEM, elaboración de notas de prensa, landing page… En este apartado también se incluiría la selección de merchandising y el diseño y producción de piezas de imagen corporativa como cartelería, diseño de acreditaciones y comunicaciones.
• Establecer el presupuesto final, llegados a este punto, el Event Planner tiene controlados los costes totales.

Fase de Producción

La fase de producción incluye tanto el montaje previo como el desarrollo del evento, es el momento de la verdad, si las fases anteriores se han trabajado de manera concienzuda, podemos confiar en que el evento se desarrolle sin incidentes:

• Control y supervisión del montaje del evento. Se preparan los espacios según lo previsto, se realiza un ensayo general y se completa una check-list para verificar que todos los puntos están controlados.
• Coordinación y supervisión durante el evento, con el fin de que se desarrolle según lo previsto, se cumplan los tiempos y se ofrezcan los servicios según los estándares de calidad establecidos, se resuelven lo posibles imprevistos. Se estará pendiente de todos los detalles como la temperatura, iluminación, posibles requerimientos de los ponentes, entre otros.
• Control del desmontaje. Una vez finalizado el evento, es necesario controlar que no se ha producido ningún desperfecto en la sede o en los materiales que se han alquilado, se verificará que los elementos efímeros se reciclan y se recuperarán aquellos que sean reutilizables para otros eventos. Se agradece el trabajo al equipo.

Post-evento

Llega el momento de hacer balance, de analizar los resultados y de comprobar si se han conseguido los objetivos, la información recopilada será muy valiosa ya que ayudará en la organización de futuros eventos y a la detección de nuevas necesidades:

• Se recoge toda la información que haya podido generar el evento (prensa, cuestionarios, comentarios…)
• Se plantean las preguntas: ¿Qué ha funcionado? ¿Qué ha fallado? ¿Qué se podría mejorar? ¿Se han conseguido los objetivos? ¿Qué nuevas necesidades se han detectado?

¿Qué tipos de eventos se pueden organizar?

Podemos dividir los eventos en tres grandes grupos: Eventos Sociales, Eventos Corporativos y Actos Oficiales.

Los Eventos Sociales son aquellos que se celebran con ocasión de algún aspecto de la vida de los miembros de un grupo social o familiar y que resulta importante para ellos, como un cumpleaños, una boda o un aniversario.

Los Eventos Corporativos son los que se organizan en función de los intereses comerciales o empresariales de una empresa o marca, su objetivo es trasladar un mensaje a un público muy concreto y suponen un excelente instrumento de comunicación y engagement.

Estos eventos a su vez se dividen en:

• Eventos Internos, dirigidos a los propios empleados de la empresa como presentación de resultados, motivación del equipo, presentación de nuevos productos o líneas de negocio, entre otros.
• Eventos Externos, dirigidos a público externo como clientes o público objetivo de interés para el negocio.

Algunos ejemplos de eventos corporativos son los seminarios, incentivos (Eventos MICE), ferias y exposiciones, presentaciones…

Los Actos Oficiales son aquellos que organizan las instituciones del Estado, como la Corona, el Gobierno o las Administraciones Públicas (como las Delegaciones del Gobierno), Comunidades Autónomas o Ayuntamientos con motivo de conmemoraciones o acontecimientos de carácter nacional, autonómico, provincial, regional o local.

Por lo general, los organizadores de eventos suelen estar especializados en sectores. No olvidemos que cada tipo de evento tiene sus características particulares y requieren, a parte de los conocimientos y habilidades generales, otros conocimientos específicos. Un ejemplo es el perfil profesional conocido como Wedding Planner especializado en la organización de bodas.

¿Qué conocimiento o hard skills necesita un Organizador de Eventos?

Como hemos visto, un Event Planner es un profesional completo, la multiplicidad de sus funciones requiere de una excelente formación en distintas disciplinas. Veamos ahora algunos de los conocimientos que debe poseer:

Una buena formación en Protocolo. El Protocolo permite evitar confusiones e imprevistos incómodos y facilita las relaciones. Su perfecta gestión ofrecerá una imagen impecable de nuestro evento, a la vez que ayudará a que todo el mundo se sienta cómodo.

Entendemos el Protocolo como “el conjunto de normas o reglas establecidas por ley, decreto, disposiciones o costumbres, así como técnicas específicas tradicionales y modernas que son de aplicación para la organización de los actos públicos y privados de carácter formal, ya sean de naturaleza oficial o no oficial, y que se ejecutan con solemnidad o sin ella”.

Conocer estas normas y aplicarlas según los distintos contextos, es una de las labores que más dolores de cabeza suele dar a la hora de organizar un evento. Protocolo social, oficial e internacional, empresarial, militar, eclesiástico, deportivo… cada sector tiene sus propias normas y costumbres particulares, contemplarlas nos evitará malentendidos y más de un disgusto, ¡No olvidemos que el Protocolo sólo es noticias cuando falla!

Organizar presidencias, establecer precedencias, conocer las tradiciones y costumbres según las distintas culturas, establecer qué banderas debemos colocar y cuál es su orden, son sólo algunas de las actividades que podemos enmarcar dentro de este campo.

Formación en Relaciones Públicas y Comunicación. Los eventos son herramientas de marketing y comunicación que permiten el acercamiento entre anfitriones e invitados, afianzan relaciones y establecen lazos que son, precisamente, la base de las Relaciones Públicas. La formación en Relaciones Públicas se complementa con las habilidades personales que analizaremos más adelante y que todo buen organizador de eventos debe poseer.

Rex F. Harlow definió las Relaciones Públicas como “una clara función de la dirección que ayuda a establecer y mantener líneas de comunicación mutuas, comprensión, aceptación y cooperación entre una organización y sus públicos; involucra la solución de asuntos y problemas; ayuda a la dirección a mantenerse informada y receptiva ante la opinión pública; define y realza la responsabilidad de la dirección respecto al interés público; ayuda a la dirección respecto al interés público, ayuda a la dirección a mantenerse alerta para utilizar los cambios eficazmente sirviendo de sistemas de alerta anticipada para adelantarse a las tendencias; y usan la investigación y el sondeo así como las técnicas de comunicación ética como sus principales herramientas”.

Los eventos son en sí acciones de relaciones públicas que facilitan la comunicación y relación entre las empresas, sus clientes y stakeholders, ayudan a construir, promocionar y mejorar el valor de marcas y de las compañías.

Marketing. La organización de un evento lleva consigo la necesidad de crear un Plan de Marketing y Comunicación específico.

Gracias al Marketing, se crea un valor para el público objetivo a través de distintos procesos de comunicación. Procesos que, en los últimos años, han tenido un marcado carácter tecnológico.

La utilización de Redes Sociales, aplicaciones, páginas web específicamente creadas para los eventos, son sólo algunas de las herramientas con las que cuenta el Event Planner y que permiten establecer un contacto directo con los asistentes antes, durante y después del evento.

Utilizar con soltura estas herramientas y sacar el mayor partido de ellas nos permite potenciar el alcance de un evento, generar expectación y crear vínculos.

Organización y operativa de banquetes. Si bien el organizador de eventos se rodea de un equipo de profesionales expertos, es imprescindible que tenga una buena formación en operativa y organización de banquetes.

Conocer los distintos tipos de montajes de salas, las disposiciones más adecuadas según el evento, la utilización de mobiliario o el número de camareros correctos para un servicio según se trate de un cóctel o un banquete, son sólo algunos de los aspectos logísticos que debe controlar y que le permitirán establecer los estándares de calidad requeridos para su evento.

Habilidades y destrezas de un Organizador de Eventos: Soft Skills

Las soft skills, son una combinación de habilidades sociales, de comunicación, de inteligencia emocional y de rasgos personales que nos ayudan a conseguir nuestro máximo potencial a la vez que facilitan las relaciones con los demás.

Estos soft skills o habilidades blandas, son el complemento perfecto de los conocimientos, un buen profesional es el resultado de la combinación de ambos.

Al igual que los conocimientos, los soft skills se pueden adquirir y moldear, el Event Planner necesita entrenar estas habilidades clave para coordinar equipos, negociar y manejar adecuadamente situaciones complejas. Veamos algunas de ellas:

Capacidad de organización y planificación que permita reducir al máximo los imprevistos en el evento, tener la facultad de gestionar de forma eficaz el tiempo y de priorizar las tareas estructurando el trabajo permitirá al Event Planner cubrir un amplio abanico de funciones de manera eficiente.

Una buena capacidad de adaptación y de resolución ante cualquier eventualidad si se presentara. La situación cambiante que vivimos exige de un máximo nivel de adaptabilidad, organizamos eventos teniendo en cuenta múltiples posibilidades y múltiples escenarios.

La resolución de conflictos que parte del análisis y comprensión clara del mismo, marca soluciones y busca estrategias apropiadas para alcanzarlas. Aquí jugarán un papel importante otras habilidades como la creatividad, las técnicas de negociación y comunicación.

Negociación. Esta habilidad es un verdadero arte que requiere del dominio de destrezas y herramientas que nos permitirán gestionar de manera efectiva nuestra relación con los clientes y proveedores y facilitarán el camino hacia los acuerdos.

Buena comunicación combinada con asertividad, que consiste en ser capaces de transmitir un mensaje claro y escuchar activamente a los demás, expresar nuestros pensamientos y sentimientos sin herir u ofender a quien nos oye, respetando las opiniones o puntos de vista contrarios.

Creatividad y empatía para plasmar en el evento los objetivos deseados, un trabajo complejo que parte en primer lugar por detectar las necesidades del cliente, moldear la idea y llevarla finalmente a la realidad, creando emociones y experiencias para los asistentes, pero también trasmitiendo confianza y seguridad. La creatividad es imprescindible si queremos crear eventos inolvidables.

Liderazgo. El organizador de eventos es la persona encargada de coordinar y cohesionar al equipo, de motivarlo, se rodea de buenos profesionales en los que confía y delega, potenciando las habilidades y capacidades individuales, sacando lo mejor de cada uno y trabajando en equipo.

Este trabajo en equipo permite a sus integrantes dirigirse hacia los objetivos comunes dejando al margen los intereses personales. Un buen trabajo en equipo garantiza el éxito de un evento y un buen organizador de eventos ¡siempre juega en equipo!

Y ¡resistencia al estrés! Si bien la capacidad para afrontar el estrés depende principalmente de las capacidades personales de cada uno, existen técnicas que permiten desarrollar esta habilidad. Al organizar eventos estamos expuestos a constantes estímulos estresantes, fechas límite, negociaciones, imprevistos…, gestionar el estrés de manera efectiva nos garantiza un estado físico y mental adecuado para desarrollar otras capacidades como la creatividad.

Otras competencias necesarias

Idiomas. No hay duda de que un buen dominio de idiomas es importante para un profesional de los eventos que por lo general trabaja en un entorno casi siempre internacional. El dominio de idiomas facilita las relaciones y la comunicación con clientes, ponentes y asistentes. El inglés es una lengua imprescindible, si bien hay algunos sectores/empresas que pueden requerir otros idiomas complementarios como el alemán o francés.

Estar al día sobre las novedades tecnológicas del sector. El organizador de eventos debe conocer las posibilidades que la tecnología ofrece en cada una de las fases del evento, desde el propio diseño (con herramientas como SketchUp), a las fases de planificación y producción con aplicaciones que permiten convertir el móvil de los asistentes en dispositivos de traducción simultánea o en un micro para realizar preguntas. Las opciones son infinitas y el Event Planner tiene que sacar el máximo partido de ellas.

Los eventos son una potente herramienta de comunicación, marketing y engagement. Estamos viviendo una evolución hacia la organización de eventos cada vez más sofisticados y tecnológicos que buscan sorprender y crear experiencias memorables en los asistentes. Este tipo de eventos requieren de auténticos expertos preparados y dispuestos a combatir con creatividad los nuevos desafíos que se plantean en el sector.

Valeria Knop

Tutora especialista en Customer Experience, Protocolo y eventos en CESAE Bussiness & Tourism School