11/06/2010

El proceso de organización de cualquier evento, ya sea de ocio o de negocio, implica la elección de una sede adecuada a las características del acto. Actualmente, los hoteles ofrecen una completa oferta de salones que tratan de cubrir el mayor espectro de demanda posible, convirtiendo los espacios destinados a tal fin en lugares tan versátiles como la superficie y localización les permita.

En este sentido, han cobrado una gran importancia las salas totalmente diáfanas, panelables, y neutras tanto en su decoración como en la distribución de su espacio. El objetivo es ofrecer un espacio que se adapte a las necesidades del cliente, aún cuando esto tenga otro tipo de efectos negativos en la gestión interna del hotel ej. necesidad de tener otra sala para el almacenamiento de los útiles que nos sirven para acondicionar el salón, problemas de insonorización …

Aún así, analizando la relación coste-beneficios, los salones son una importante fuente de ingresos para los hoteles, ya que los diferencia de la competencia y en muchos casos, por ejemplo, en hoteles urbanos, les permite tener una determinada presencia de mercado que de otra manera no tendrían.

¿QUE VALORA EL CLIENTE?

1. INSTALACIONES: cocina, ascensores, montacargas, baños ...

La localización de un salón no responde al "capricho" del arquitecto que diseña el proyecto del establecimiento hotelero. Los salones deben situarse estratégicamente cerca de los ascensores, de los montacargas y con accesos fáciles y cómodos a las instalaciones de cocina. Asimismo es conveniente que dispongan de baños propios y no compartidos con otras zonas comunes del hotel como el hall.

2. OTRAS INSTALACIONES: aire acondicionado e insonorización.

3. PERSONAL

Un buena atención al cliente es fundamental para la supervivencia de nuestro establecimiento hotelero, en el caso de los salones, el problema es que en muchas ocasiones necesitaremos de personal más especializado que pueda dar cobertura al servicio demandado por el cliente.

En este sentido es importante valorar el nivel de idiomas, si la reunión es internacional o los conocimientos de protocolo si asistimos, por ejemplo, el banquete de gala en un final de congreso.

4. MATERIALES: ordenadores portátiles, cañón, pantallas, micrófonos, televisores con DVD ...

El hecho de disponer de estos materiales o no puede significar que el cliente decida acudir a otro establecimiento para celebrar su reunión. Actualmente, existen empresas de alquiler que evitan que el hotel tenga que hacer una fuerte inversión en estos equipos.

En esta línea, es importante que el hotel haga un estudio de demanda con el objeto de analizar si existe la posibilidad de amortizar los equipos en caso de adquirirlos.

5. SERVICIOS

Es necesario que el hotel ofrezca una serie de servicios complementarios al propio servicio de alquiler de salones, nos referimos sobre todo, a la oferta complementaria. Esta oferta debe abarcar toda una serie de posibilidades que vayan desde un coffee ... break hasta un banquete.

Esto implica partir de unas instalaciones básicas que nos permita dar cobertura al servicio, en caso contrario nos veremos obligados bien a externalizar el servicio, bien a especializarnos en un tipo de reuniones determinadas que normalmente limitan sus necesidades gastronómicas.

SALONES EN HOTELES URBANOS vs SALONES EN HOTELES DE PLAYA

En principio es imposible comparar los salones de los establecimientos hoteleros urbanos y los establecimientos de playa. El problema radica en que el público objetivo es diferente, por lo que las necesidades que deben atender y cubrir ambos establecimientos también son diferentes.

En el primer caso, (hoteles urbanos), la demanda de negocios se perfila como su principal activo. Esta demanda se caracteriza por tener unas necesidades específicas que normalmente van acompañadas de una estacionalidad muy definida y totalmente inversa a la de los hoteles de playa.

En el segundo caso, (hoteles de playa), con excepción de la demanda de incentivos que aprovecha el clima y otras "virtudes" del destino para celebrar, en muchas ocasiones, convenciones de empresa disfrazadas de viajes de ocio, la demanda estará ligada a celebraciones de ocio, como bodas, aniversarios o fiestas ligadas a fechas como nochevieja. No olvidemos que este tipo de establecimientos también son demandados por la población local.

Maria Luisa Fanjul Tutora de Gestión Operativa Interna del Hotel, Organización de la gestión interna, Bienestar personal de centros de Wellness & SPA y Organización, Dirección y Planificación del Establecimiento de Restauración de CESAE)